промо аудита
заказ звонка

Организационная структура интернет-магазина: бэк-офис

Один из наиболее часто задаваемых нашими клиентами вопросов звучит так: «Какие сотрудники должны быть у нас в штате, и какой должна быть организационная структура нашего интернет-бизнеса?» Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо четко представлять, какие именно функции являются ключевыми для функционирования онлайн-бизнеса. В этой статье речь пойдет о бэк-офисе (back-office), то есть о тех людях, работа которых покупателю не видна.

«Какие сотрудники должны быть у нас в штате, и какой должна быть организационная структура нашего интернет-бизнеса?»

Организационное моделирование структуры предприятия, штат и компетенции каждого сотрудника прежде всего зависят от бизнес-модели предприятия. В Интернете можно увидеть, как компании штатом в сотни человек, так и организации, состоящие из одного-двух человек, широко пользующиеся услугами аутсорсинга. Но всё же стоит отметить, что большинство интернет-магазинов развивались на заре Рунета и продолжает развиваться в настоящее время по уже классической в интернет-бизнесе модели. В интернет-бизнесе формирование полноценного штата интернет-магазина становится актуальным при приближении к 100 продажам в месяц, а до этого можно обходиться минимальным штатом, состоящим из руководителя проекта, программиста, дизайнера и оператора контакт-центра.

Организационная структура бэк-офиса интернет-магазина с объемом продаж более 100 продаж в месяц обычно выглядит следующим образом:

Администрация интернет-магазина

  • Руководитель интернет-магазина (директор)

    Это ключевой сотрудник интернет-бизнеса. От его видения зависит стратегия и тактика развития проекта. Именно он будет набирать персонал, распределять их зоны ответственности, контролировать эффективность работы каждого отдела вплоть до сотрудника и вместе со своим персоналом будет добиваться достижения целей и задач.

    Руководитель интернет-магазина должен не только разбираться в Интернете, но и изначально понимать объемы продаж и перспективную организационную структуру интернет-магазина в разрезе года, трех и даже пяти лет.

    В обязанности руководителя интернет-магазина входят: бюджетирование, организация бизнес-процессов, стратегическое планирование, определение ассортиментной политики, подбор ключевого персонала и контроль эффективности работы ключевых отделов интернет-магазина.
    Руководитель интернет-магазина несет ответственность за проект в целом и за каждое направление, находящееся в его ответственности в частности. Именно поэтому он должен хорошо ориентироваться как в основах IT-технологий, SEO, WEB-дизайне, так и в нюансах интернет-эквайринга, особенностях работы контент-менеджеров и логистов.

  • Бухгалтерия

    Несмотря на распространенное представление, о том, что в Интернете всё бесконтрольно, интернет-магазин подчиняется всем принятым законам ведения бухгалтерского учета. Интернет-магазин, как и любой другой магазин, совершает сделки купли-продажи, сопровождающиеся оформлением соответствующих документов, а также предоставляет необходимую финансовую отчетность в контрольные органы.

  • Юрист

    К помощи юриста интернет-магазины обычно прибегают на более поздних стадиях, когда критичным становится вопрос взаимодействия с поставщиками. Обычно это происходит при превышении объема продаж в 500 заказов в месяц. При таком объеме продаж уже необходимо иметь небольшой товарный запас, что требует заключения договоров отсрочки либо договоров с возможностью возврата нереализованного товара или брака. Таким образом, услуги юриста становятся необходимыми для снижения таких рисков.

Технический отдел

  • Программист

    В задачи программиста входит развитие и поддержка существующих сервисов интернет-магазина, а также борьба с различными чрезвычайными ситуациями – отключение сервера, хакерская атака и т.д.

  • Отдел IT

    В задачи IT отдела входит настройка серверов, периферических компьютеров, АТС, а также настройка бухгалтерской информационной системы (1С, например). Обычно с этой задачей сложно справиться одному специалисту, в связи с чем в штат берут нескольких специалистов либо эти услуги аутсорсят.

  • WEB-дизайн

    Так же, как и программирование, дизайн сайта постоянно требует развития. В задачи дизайнера входят: разработка дизайна сайта, баннеров и рассылок в единой концепции ресурса.

Отдел продвижения

  • SEO (Search Engine Optimization)

    Специалисты SEO представляют одну из наиболее значимых служб интернет-магазина. Целью SEO-оптимизаторов является увеличение релевантного трафика и, следовательно, увеличение продаж, посредством оптимизации внутренней и внешней сред сайта. Фактически SEO-специалисты формулируют конкретные рекомендации по формированию внутреннего контента (а в некоторых случаях самостоятельно реализуют их), а также повышают авторитетность контента сайта за счет размещения ссылок на сайт. Эти ссылки в конечном итоге приводят к увеличению трафика и продаж. Таким образом, SEO-оптимизаторам удается сформировать достаточно большой целевой трафик и, следовательно, продажи.

  • SMO (Social Media Optimization)

    Это достаточно молодое направление в Рунете. В этой области обычно работают блогеры и маркетологи, а также люди с опытом работы в социальных медиа. SMO-продвижение может также строиться через сотрудников, хорошо знающих товар, целевую аудиторию и умеющих хорошо, интересно писать. Одним из множества вариантов SMO-продвижения является ведение корпоративного блога.

    Данное направление в настоящее время набирает все большие обороты. Как известно, “вирусный маркетинг” является наиболее эффективным методом формирования общественного мнения о товаре и бренде в целом, а также эффективным инструментом продаж, в том числе в Интернете.

Отдел интернет-маркетинга

Интернет-маркетологи — это специалисты с опытом классического маркетинга и продвижения интернет-ресурсов. В задачи интернет-маркетолога входит детальный анализ внешней среды сайта (включая всесторонний анализ сайтов конкурентов), планирование маркетинговой стратегии развития интернет-ресурса, планирование трафика, объема продаж и бюджета продвижения, развитие различных инструментов стимулирования продаж посредством работы с внешней и внутренней средой сайта и, наконец, контроль эффективности работы сайта, как с точки зрения юзабилити, так и с точки зрения качества контента.

На первый взгляд, связь интернет-маркетолога и usability сайта может показаться не совсем понятной. Но, на самом деле, всё объяснятся тем, что интернет-маркетолог – это специалист, основным инструментом которого является статистическая информация по сайту. Маркетолог отслеживает реакцию аудитории сайта на каждое изменение или добавление новой страницы сайта. Интернет-маркетолог знает всё о своей аудитории, начиная от того, сколько человек посетили сайт и приобрели товар, заканчивая тем, почему конкретно они выполнили то или иное действие на сайте, какая страница сайта интересна пользователям, какая вызывает негативную реакцию и, наконец, куда клиенты уходят после посещения сайта.

Интернет-маркетолог должен не только влиять на перемещение посетителя по ресурсу, но и уметь расставлять различные ловушки, заставляющие клиента покупать необходимый товар.

Служба формирования контента

Контент-менеджер — это специалист, отвечающий непосредственно за внутреннее содержание сайта. Это одна из ключевых ролей интернет-магазина, ведь именно от того, как изложен контент (текст и фотографии), во многом зависит результат работы интернет-магазина. Именно контент, в конечном счете, является магнитом для трафика и одним из ключевых факторов конвертации посетителя карточки товара в покупателя.

Контент-менеджер должен обладать абсолютной грамотностью и работать строго в соответствии с инструкциями SEO-оптимизатора и менеджера по продажам. В задачи контент-менеджера входит описание товара и в соответствии с инструкциями размещение на сайте описаний и фотографий товара. В зарубежных интернет-магазинах специалист по контенту считается одним из ключевых факторов успеха интернет-магазина. Именно поэтому в большинстве книг, посвященных развитию Amazon.com (один из самых успешных и первый известный на весь мир интернет-магазин), большое значение придается именно работе контент-менеджеров и редакторов.

Складская служба

В случае если бизнес-модель интернет-магазина предусматривает большой склад, необходимо правильно организовать работу склада.

Во-первых, склад должен быть близко расположен от отдела продаж и курьерской службы для того, чтобы менеджеры в любой момент могли осмотреть товар и таким образом ответить на любой вопрос покупателя, а также для того, чтобы товар быстро был доставлен клиенту или выдан прямо в офисе.

Во-вторых, на складе должен быть четкий учет и контроль выдачи товара. Учет должен производиться для предотвращения кражи товара и, что не менее важно, для планирования складских остатков, закупок и, наконец, продаж. При увеличении оборота без установки системы учета неизбежно возникнут проблемы с нехваткой того или иного товара и, наоборот, с большими товарными остатками, что в конечном счете негативно скажется на финансовом результате интернет-магазина.

Наиболее популярной системой складского учёта в России до настоящего времени является 1С, но это не умаляет роли других информационных систем. Информационная система, установленная на складе, обязательно должна быть синхронизирована с сайтом, чтобы на сайте можно было видеть действительно находящийся на складе или у поставщика товар, так как отсутствие товара на складе (в то время, когда он представлен в интернет-магазине) клиенты в большинстве случаев расценивают как обман.

Таким образом, складские сотрудники интернет-магазина должны иметь опыт работы на складе, опыт работ с 1С, быть надежными и оперативно работающими специалистами.

В большинстве интернет-магазинов собственный склад за 1-2 года превращается из комнаты в 20 м2 в помещение в 200 м2, и для контроля такого объема продажа постановка учёта является одной из самых важных задач.

Отдел закупок

Формирование отдела закупок становится актуальным при достижении 5-7 продаж в день (100 в месяц). Для оперативного обеспечения такого объема продаж необходимо четко планировать закупки и товарные остатки ходового товара, который для обеспечения конкурентного преимущества интернет-магазина (быстрая доставка) обязательно должен храниться на складе. Необходимо проводить постоянный мониторинг наличия товара у поставщиков и соответственно выставлять товар на витрину магазина или убирать его. И, наконец, закупщики – те специалисты, на плечи которых ложится проведение переговоров, направленных на снижение цен и улучшение других условий поставок.


С уважением,
Гизо Гулуа